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총무과 충북대학교 총무과입니다.

공통이행기준

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고객을 맞이하는 우리의 자세

직접 방문하시는 경우

  • 각 건물 현관에 사무실 등의 안내도를 설치하고, 각 사무실 입구에 직원의사진, 담당업무가 표기된 안내판을 게시하겠습니다.
  • 직원 좌석에는 명패를 비치하고 공무원증을 항상 패용하여 고객이 30초이내에 담당자를 찾을 수 있도록 하겠습니다.
  • 고객이 방문하시면 하던 일을 멈추고 밝고 다정한 표정으로“어서오십시오,무엇을 도와드릴까요”등 첫인사로 응대하겠습니다.
  • 담당자가 자리를 비웠을 때에는 다른 직원이 용건을 정리하여 담당자에게전달하고, 30분 이내에 고객께 전화 등으로 연락드리도록 하겠습니다.
  • 업무가 끝났을 경우에는“안녕히 가십시오”라고 정중히 인사하겠습니다.
  • 노약자나 몸이 불편하신 고객은 방문 전에 연락주시면 편안하게 업무를 보실 수 있도록 모든 편의를 제공하겠습니다.

전화하시는 경우

  • 전화벨이 3회 이상 울리기 전에 신속히 받고 “감사합니다. ○○과 ○○○입니다.”라고 하며, 3회 이상 울린 후에는 “늦게 받아 죄송합니다. ○○과○○○입니다” 등 인사말로 친절하게 응대하겠습니다.
  • 전화를 다른 담당자에게 연결할 경우 고객으로부터 들은 내용을 간략히 전달하여 같은 말을 되풀이 하지 않도록 하겠으며, 10초이내에 연결해드리겠습니다.
  • 고객께서 찾으시는 담당자가 부재중이거나 즉시 전화를 받을 수 없는경우에는 담당자의 부재사유를 설명하고 고객의 이름, 용건, 전화 받은날짜와 시간, 전화번호 등을 메모한 후 담당자에게 전달하겠으며, 고객께서 요청하실 경우 1시간 이내에 전화를 드리도록 하겠습니다.
  • 고객과의 통화가 끝났을 때에는 “감사합니다. 좋은 하루 되십시오.” 등끝인사를 하고 고객께서 전화를 끊으신 후 1초 이상 경과 후 수화기를 내려놓겠습니다.
  • 전화 응대 만족도 향상을 위하여 연 1회 이상 교육과 점검을 실시하겠습니다.

우편ㆍFAXㆍ인터넷 등으로 서비스를 요청하는 경우

  • 우편ㆍ FAXㆍ인터넷 민원은 3시간 이내에 처리부서에 전달하겠습니다.
  • 간단한 민원은 3일 이내에 성실히 회신하고, 부서간 협의나 조정이 필요한 사항은 접수일로부터 3일 이내에 지연사유 및 처리예정기간을 전화 및 인터넷 등을 통해 알려드리겠습니다.

고객의 알권리 충족과 비밀보장

  • 홈페이지에 민원사무처리안내, 민원서식 정보, 민원신청 안내 등에 관한 내용을 게재하겠습니다.
  • 모든 민원서류에는 처리부서, 담당자 및 전화번호 등 연락처를 기재하겠습니다.
  • 고객의 알권리를 보장하고 행정의 투명성을 확보하기 위하여 행정정보공개 제도를 충실히 운영하겠습니다.
    • 정보공개 처리절차: 정보공개청구서 제출(대학본부 3층 총무과) ⇒ 접수 및 해당부서 이송 ⇒ 공개여부 결정(7일이내) ⇒ 결정통지 ⇒ 공개실시(수수료 징수)
  • 홈페이지에 대학 정보를 충실히 게재하여 고객께서 학교를 방문하지 않고도 원하시는 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하겠습니다.
  • 개인정보의 보호를 위하여 관련 법률을 준수함으로써 고객의 권리와 이익을 보호하겠습니다.

불친절ㆍ불만족 서비스에 대한 시정 및 보상

  • 우리대학에서 제공하는 서비스에 대하여 고객께서 아래와 같은 사유로 불만족을 느끼셨을 때 담당자의 정중한 사과와 함께 우선적으로 업무를 처리하고 10,000원 상당의 문화상품권으로 보상해 드리겠습니다.
    • 고객께서 교직원의 잘못으로 두 번 이상 직접 대학을 방문하셨을 경우
    • 전화 통화시 불친절하거나 불쾌하게 느끼셨을 경우
    • 약속한 민원 처리 기한을 지키지 않았거나 중간 처리상황을 통보하지 않았을 경우
    • 불필요한 구비 서류를 요구하는 경우
  • 교직원에 대한 조치
    • 해당 직원에게 시정을 지시하고 친절 교육을 시키겠습니다.
    • 연 2회 이상 누적될 경우, 담당자에 대해서 주의, 경고 등 인사상 불이익 조치를 하겠습니다.

고객만족도 조사와 결과공포

  • 우리대학에서 제공하는 행정서비스에 대한 만족도 조사를 매년 1회 이상실시하고 그 결과를 홈페이지 및 대학소식지 등을 통하여 공개하겠습니다.
  • 만족도 조사결과 미흡한 부분에 대하여는 직원 재교육, 불합리한 제도와 관행 개선 등의 시정조치를 취하겠습니다.

고객의 참여와 평가

  • 우리대학이 제공하는 서비스에 대하여 불친절ㆍ불만족을 느끼셨을 경우 또는 개선하여야 할 사항이 있을 경우 알려주시면 적극적으로 검토하여 시정 또는 제도를 개선하여 나가도록 하겠습니다.
  • 서비스별 의견 접수 창구
    • 방 문 : 대학본부 3층 총무과
    • 전화ㆍ팩스
      고객 의견접수창구 안내
      의견접수창구 해당부서 전화번호 팩스
      행정서비스헌장 총괄 총무과 261-3921 262-9854
      친절ㆍ불친절 신고센타 총무과 261-3921
      부정부패신고센타 총무과 261-3388
    • 우 편 : 361-763 충북 청주시 흥덕구 내수동로 52(개신동)

고객 협조사항

  • 익명이나 가명으로 민원을 신청하시면 회신이 불가능하오니 반드시 신청인의 성명, 주소, 연락처를 기재하여 주십시오.
  • 다른 사람을 모함 또는 비방하여 교육행정을 저해하는 민원은 삼가 주시고, 공익 우선의 행정이 될 수 있도록 협조하여 주시기 바랍니다.
  • 법규나 제도로 말미암아 불가피하게 고객의 뜻을 수용하지 못할 경우에는 널리 이해하시는 아량을 베풀어 주시면 고맙겠습니다.
  • 일 처리과정에서 대가를 요구하거나 금품을 주고받는 행위는 범죄행위이므로 깨끗한 교육풍토 조성을 위하여 함께 노력하여 주시기 바랍니다.
  • 친절하고 모범이 되는 교직원을 보셨을 경우 적극 알려주시면 널리 본보기가 되도록 하겠습니다.